タイムシートの表を作ってみよう
表を作成しよう
派遣の仕事に就いている方に限らず、時給の計算をしたい方(アルバイトの方など)にもオススメのExcel活用法を説明いたします。
とりあえず、Excelのシートにタイムシートを作成してください。1ヶ月に1度の締め日があるところ、2度あるところとさまざまですが、1ヶ月に2回締め日がある場合においてのタイムシート作成を前提とさせていただきます。
☆連続データ・数式コピーの方法☆
まず、3月1日(3/1)をA2に入力して、カーソルの右下ハンドルにマウスポインタを合わせて、マウスポインタが+になった時点で下にドラッグしてください。
すると、連続データが簡単に入力できますよ(^^)
なお、この方法は、数式コピーする場合でも同じ方法で行うことができます。
まずは、以下のような表を作成しましょう。
A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 月日 | 曜日 | 開始時刻 | 終了時刻 | 休憩時間 | 勤務時間 | 時間内 | 時間外 | 時間内支給額 | 時間外支給額 |
2 | 3月1日 | 水 | 9:00 | 18:15 | 1:00 | |||||
3 | 3月2日 | 木 | 9:00 | 20:30 | 1:00 | |||||
4 | 3月3日 | 金 | 9:00 | 17:00 | 1:00 | |||||
5 | 3月4日 | 土 | ||||||||
6 | 3月5日 | 日 | ||||||||
7 | 3月6日 | 月 | ||||||||
8 | 3月7日 | 火 | ||||||||
9 | 3月8日 | 水 | ||||||||
10 | 3月9日 | 木 | ||||||||
11 | 3月10日 | 金 | ||||||||
12 | 3月11日 | 土 | ||||||||
13 | 3月12日 | 日 | ||||||||
14 | 3月13日 | 月 | ||||||||
15 | 3月14日 | 火 | ||||||||
16 | 3月15日 | 水 | ||||||||
17 | 出勤日数 | 合計 | ||||||||
18 | 時給 | 円 | 時間外 | 円 | 契約時間 | 8:00 |
日付から自動的に曜日変換するには?
カレンダーを見て、何曜日かどうか調べるのは面倒ですね。
Excelでは、日付から曜日を求めることができる関数、TEXT関数を使うと便利です。
まず、3月1日は何曜日かを求めてみましょう。
B2のセルを選択して、関数貼り付けボタンをクリックしてください。
「関数の分類(C)」では、「文字列操作」
「関数名(N)」では「TEXT」を選択して、OKボタンを押してください。
「値」は、「A2」を選択して、
「表示形式」では、「"aaa"」と入力して、OKボタンを押してください。
すると、「水」という値が求められました。(→ただし、2000年3月1日の場合ですけどヾ(^^;)
でも、よく見てみると、値の部分が「36586」と表示されていますよね?
これは、シリアル値です。2000年3月1日は、実は36586というシリアル値が入っているのです。シリアル値は、1900年1月1日を1と定めています。(1904年の場合もありえますけど(謎))
ちなみに、時刻もシリアル値で内部計算されているんですよ。1日24時間を1と定めて、1時間だと1を24で割った数値がシリアル値になります。1分はさらに60で割った数値、1秒はまたさらに60で割ると求めることができます。
そのシリアル値をExcelでは自動的に日付や時刻データに変換されて表示してくれているわけですね(^^)
勤務時間を求めるには?
勤務時間は、開始時刻から終了時刻までの時間に、休憩時間を引いたものになりますね?
これは簡単です。とりあえず、3月1日の勤務時間を求めましょう。
F2セルにカーソルを移動させて、数式バーの横にあるボタンを押してください。
数式データでは、=「終了時刻」-「開始時刻」-「休憩時間」となります。
つまり、=D2-C2-E2という数式になるはずです。確認してみてくださいね。答えは8:15になります。
しかし、予めすべてのセルに数式をいれておきたい場合は、IF関数とOR関数を使うと便利です。
ちょっと複雑ですが、他の値がエラーを返さないために、以下の数式をオススメします。
まず、F2セルをクリックして、ボタンを押してください。
「関数の分類(C)」では「論理」
「関数名(N)」を「IF」を選択して、OKボタンを押してください。
論理式にカーソルがあることを確認します。
その時点で、名前ボックス横のリストボタンを押して、「その他の関数」を選択します。
「関数の種類(C)」に「論理」
「関数名(N)」には、「OR」を選択して、OKボタンを押してください。
そして、下の図のように、論理式1にはC2=""、論理式2にはD2=""を入力して、
カーソルを=の後に移動させます。すると、IF関数の数式編集画面に戻ります。
(下のOKボタン、またはキャンセルボタンは押さないで!)
すると、論理式には、OR関数で編集した数式が代入されましたので、
「真の場合」に、0、「偽の場合」にはD2-C2-E2と入力して、OKボタンを押してくださいね。
すると、0.34375という数値表示になってしまいました(ーー;)
これは、先ほど説明しましたシリアル値が表示されているためです。
あとで、シリアル値を時刻表示に変えなくてはいけません。
数式では、このようになります。
=IF(OR(C2="",D2=""),0,D2-C2-E2)
「もし、C2セルまたはD2セルが空白であれば、0とし、それ以外の場合はD2-C2-E2と計算してください」
という意味になります。
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