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既存のWord文書をグループ文書に挿入するには

グループ文書の作成

公開:2014/11/09 00:07:20
最終更新:2023/04/03 16:36:15

「グループ文書」は、何章にもわたる本の構成などに利用されます。グループ文書からどんどんサブ文書を追加することによって、複数の文書を結合することができます。グループ文書では、サブ文書の情報やページ番号なども管理してくれるので、一つまとめて索引や目次の作成も可能です。

はじめに

本を作るとき、本まるごと1冊分を一つのWord文書ファイルにすると、ファイルサイズが重くなり、ページ数がとてつもなく多くなるため、それだけパソコンに負担がかかってしまいます。そこで、それぞれ章単位でファイルを分けて、その一つ一つのファイルを「サブ文書」としてグループ文書を作成すると管理がしやすくなります。複数人で共同作業する場合も、それぞれサブ文書を編集可能です。

グループ文書は、挿入されたサブ文書をすべて結合してくれるので、まとめて索引や目次の作成が可能です。

ただし、サブ文書は相対パスではなく絶対パスで指定されるため、サブ文書ファイルを他のフォルダーに移動すると見れなくなるので注意してください。

ここでは、sample1.docx ファイルをグループ文書、sub-document.docx ファイルをサブ文書として挿入する方法について説明します。

サブ文書を挿入するには

sample1.docx ファイルを開き、最終行までカーソルを移動して、Enterキーを押します。
［表示］メニューの［グループ文書］をクリックします。
グループ文書ツールバーが表示されるので、［サブ文書の挿入］ボタンをクリックします。
［サブ文書の挿入］ダイアログボックスが表示されたら、sub-document.docx を選択して［開く］ボタンをクリックします。
グループ文書とサブ文書両方に独自スタイルが存在する場合、以下のメッセージが表示されます。サブ文書のスタイル名を変更する場合は［はい］、すべて変更する場合［すべて変更］ボタンをクリックします。サブ文書のスタイル名を変更すると、スタイル名の後に「1」が付きます。もし、サブ文書のスタイル名を一切変更したくない場合は［すべて無視］ボタンをクリックします。ここでは、サブ文書のすべてのスタイルがグループ文書と全く同じで、スタイル名を変更する必要はないので［すべて無視］ボタンをクリックしてください。
サブ文書が挿入されたことを確認して、［印刷レイアウト表示］に切り替えます。