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既存のWord文書をグループ文書に挿入するには

グループ文書の作成
最終更新日時:2019/03/14 18:12:44
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「グループ文書」は、何章にもわたる本の構成などに利用されます。アウトライン表示に切り替えて、グループ文書からどんどんサブ文書を追加することによって、複数の文書を結合することができます。グループ文書では、サブ文書の情報やページ番号なども管理してくれるので、一つまとめて索引や目次の作成も可能です。

はじめに

本を作るとき、本まるごと1冊分を一つのWord文書ファイルにすると、ファイルサイズが重くなり、ページ数がとてつもなく多くなるため、それだけパソコンに負担がかかってしまいます。そこで、それぞれ章単位でファイルを分けて、その一つ一つのファイルを「サブ文書」としてグループ文書を作成すると管理がしやすくなります。複数人で共同作業する場合も、それぞれサブ文書を編集可能です。

グループ文書は、挿入されたサブ文書をすべて結合してくれるので、まとめて索引や目次の作成が可能です。

ただし、サブ文書は相対パスではなく絶対パスで指定されるため、サブ文書ファイルを他のフォルダーに移動すると見れなくなるので注意してください。

ここでは、01.docx ファイルをグループ文書、sub-document.docx ファイルをサブ文書として挿入する方法について説明します。

サブ文書を挿入するには

  1. 01.docx ファイルを開き、最終行までカーソルを移動して、Enterキーを押します。
  2. [表示]メニューの[グループ文書]をクリックするか、アウトライン表示に切り替えて[アウトライン]タブの[グループ文書]グループの[文書の表示]をクリックします。
  3. [アウトライン]タブ、[グループ文書]グループの[挿入]ボタンをクリックします。
  4. [サブ文書の挿入]ダイアログボックスが表示されたら、sub-document.docx を選択して[開く]ボタンをクリックします。
  5. グループ文書とサブ文書両方に独自スタイルが存在する場合、以下のメッセージが表示されます。サブ文書のスタイル名を変更する場合は[はい]、すべて変更する場合[すべて変更]ボタンをクリックします。サブ文書のスタイル名を変更すると、スタイル名の後に「1」が付きます。もし、サブ文書のスタイル名を一切変更したくない場合は[すべて無視]ボタンをクリックします。ここでは、サブ文書のすべてのスタイルがグループ文書と全く同じで、スタイル名を変更する必要はないので[すべて無視]ボタンをクリックしてください。
    スタイル 'リード' が、追加したサブ文書 (sub-document.docx) とグループ文書の両方に存在します。サブ文書のスタイル名を変更しますか?
  6. サブ文書が挿入されたことを確認して、[アウトライン表示を閉じる]をクリックします。
  7. サブ文書が挿入されました。

備考

アウトライン表示にて、[サブ文書の折りたたみ]をクリックすると、アウトライン表示を閉じると、サブ文書の箇所が絶対パスの表示になります。[サブ文書の折りたたみ]をクリックしたときに保存するかどうかメッセージが表示された場合は[OK]ボタンをクリックして保存してください。

アウトライン表示にて、[サブ文書の折りたたみ]をクリック
保存するかどうかメッセージが表示された場合は[OK]ボタンをクリック
サブ文書の箇所が絶対パスの表示になる

※執筆環境:Microsoft Word for Mac バージョン 16.24

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