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Microsoft Office全般(Excel/Word/PowerPoint/Access/Outlook/OneNote)の使用方法を解説。

既存のWord文書をグループ文書に挿入するには

アウトラインとグループ文書
公開日時:2015/05/06 21:11:40
最終更新日時:2020/07/11 21:11:46
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「グループ文書」は、何章にもわたる本の構成などに利用されます。グループ文書からどんどんサブ文書を追加することによって、複数の文書を結合することができます。グループ文書では、サブ文書の情報やページ番号なども管理してくれるので、一つまとめて索引や目次の作成も可能です。

はじめに

本を作るとき、本まるごと1冊分を一つのWord文書ファイルにすると、ファイルサイズが重くなり、ページ数がとてつもなく多くなるため、それだけパソコンに負担がかかってしまいます。そこで、それぞれ章単位でファイルを分けて、その一つ一つのファイルを「サブ文書」としてグループ文書を作成すると管理がしやすくなります。複数人で共同作業する場合も、それぞれサブ文書を編集可能です。

グループ文書は、挿入されたサブ文書をすべて結合してくれるので、まとめて索引や目次の作成が可能です。

ただし、サブ文書は相対パスではなく絶対パスで指定されるため、サブ文書ファイルを他のフォルダーに移動すると見れなくなるので注意してください。

ここでは、sample1.docx ファイルをグループ文書、sub-document.docx ファイルをサブ文書として挿入する方法について説明します。

サブ文書を挿入するには

  1. sample1.docx ファイルを開き、最終行までカーソルを移動して、Enterキーを押します。
  2. [表示]タブを開き[文書の表示]グループの[アウトライン]をクリックします。
  3. [アウトライン]タブの[グループ文書]グループの[文書の表示]をクリックします。
  4. [アウトライン]タブの[グループ文書]グループの[挿入]をクリックします。
  5. [サブ文書の挿入]ダイアログボックスが表示されたら、sub-document.docx を選択して[開く]ボタンをクリックします。
  6. グループ文書とサブ文書両方に独自スタイルが存在する場合、以下のメッセージが表示されます。サブ文書のスタイル名を変更する場合は[はい]、すべて変更する場合[すべて変更]ボタンをクリックします。サブ文書のスタイル名を変更すると、スタイル名の後に「1」が付きます。もし、サブ文書のスタイル名を一切変更したくない場合は[すべて無視]ボタンをクリックします。ここでは、サブ文書のすべてのスタイルがグループ文書と全く同じで、スタイル名を変更する必要はないので[すべて無視]ボタンをクリックしてください。
  7. サブ文書が挿入されたことを確認して[アウトライン表示を閉じる]ボタンをクリックします。
  8. サブ文書が挿入できました。

備考

アウトライン表示にて、[アウトライン]タブの[サブ文書の折りたたみ]をクリックしたあと、アウトライン表示を閉じると、サブ文書の箇所が絶対パスの表示になります。[サブ文書の折りたたみ]をクリックしたときに保存するかどうかメッセージが表示された場合は保存してください。

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