スケジュールアシスタントを使用して会議を設定するには

はじめに

会議を手配するには結構手間がかかります。会議に出席する人が複数存在する場合、やはり人それぞれ都合というものがあります。まず、それぞれの出席者に「この時間空いてますか？」と可否を確認します。次に、場所を確保します。そして、会議に使う機材や資料の手配も必要となります。

必修出席者

この会議に必ず出席しないといけない人（主催者など）

任意出席者

この会議に任意出席が可能な人

リソース

結果的には通常のメールでのBCCと同じ動作をします。リソースとして追加された人も会議出席依頼を受信し、承諾または辞退できますが、その会議に招待された他の人からは、その人が出席者リストに含まれていることがわかりません。

ただし、Exchange環境で予定表が共有されていなければ空き時間がわかりません。それ以外の場合、空き時間の情報はわかりませんが、会議出席依頼をすることは可能です。ちなみに、リソースの予約は、Exchange環境で、かつ、会議や備品などのリソースの登録がされている場合にのみ利用できます。詳しくはシステムの管理者に確認してみてください。

新しい予定に出席者をアドレス帳から追加する

1. 予定表ビューに切り替え、［ホーム］タブの［新しい予定］をクリックします。
2. ［スケジュールアシスタント］タブを開きます。
   
3. ［出席者の追加］をクリックします。
   
4. ［出席者とリソースの選択］ダイアログボックスが表示されたら、必須出席者や任意出席者などを指定していきます。必須出席者に追加するには、その人の名前を選択して［必須出席者］ボタンをクリックします。
   
5. 任意出席者を追加するには、その名前を選択して［任意出席者］ボタンをクリックします。
   
6. 出席者を追加したら［OK］ボタンをクリックします。
   
7. 必須出席者には赤いアイコン、任意出席者には青いアイコンが表示されます。出席者が追加された時点で［予定］から［会議］アイテムに変化します。
   
8. ［会議］タブをクリックすると、会議の詳細を設定できます。
   
9. 件名、開始時刻と終了時刻、会議の情報などを入力します。
   

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