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Microsoft Office全般(Excel/Word/PowerPoint/Access/Outlook/OneNote)の使用方法を解説。

仕分けルールの例外処理を設定するには

仕分けルールの作成と管理
最終更新日時:2016/04/30 23:38:35
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複数の条件に該当するメールが複数のフォルダにコピーして振り分けられるのを防ぐために、Outlook 2016で仕分けルールの例外処理を設定するには、[自動仕分けウィザード]ダイアログボックスの[例外条件を選択します]画面で該当する処理を指定します。

はじめに

複数の条件に該当するメールが複数のフォルダにコピーして振り分けられるのを防ぐための方法は2つあります。一つは[仕分けルールの処理を中止する]オプションを設定する、もう一つは、仕分けルールの例外処理を設定する方法です。ただし、前者の場合は後述の仕分けルールの優先順位を考えなければいけないので、確実にルールがだぶらないようにするには、例外処理を設定した方が確実です。

私の場合、送信専用のPOPアカウントがあり、送信済みアイテムをExchange ActiveSyncの[送信済みアイテム]にコピーとして置くために送信時に[CC]に自分の名前を自動付加するルールを作成しています。ただし、まれに特定の差出人からのメールでCCに自分のメールアドレスが含まれている場合があります。この場合、その特定の差出人の場合は別処理といった仕分けルールを作成するとよいでしょう。

仕分けルールの例外処理を設定するには、[自動仕分けウィザード]ダイアログボックスの[例外条件を選択します]画面で該当する処理を指定します。

Outlookで利用できる例外条件

  • [差出人]が名前/パブリック グループ の場合を除く
  • [件名]に 特定の文字 が含まれる場合を除く
  • 指定された アカウントを経由した場合を除く
  • [宛先]に自分の名前だけがある場合を除く
  • [宛先]に自分の名前がある場合を除く
  • 重要度が(重要度)の場合を除く
  • 秘密度が(秘密度)の場合を除く
  • メッセージフラグが(フラグの内容)の場合を除く
  • [CC]に自分の名前がある場合を除く
  • [宛先]または[CC]に自分の名前がある場合を除く
  • [宛先]に自分の名前がない場合を除く
  • [宛先]または[CC]が 名前/パブリック グループ の場合を除く
  • 本文に特定の文字が含まれる場合を除く
  • [件名]か本文に 特定の文字が含まれる場合を除く
  • メッセージヘッダーに特定の文字が含まれる場合を除く
  • 受信者のアドレスに特定の文字が含まれる場合を除く
  • 差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合を除く
  • 分類項目が(分類項目)の場合を除く
  • 分類項目が割り当てられている場合を除く
  • 自動応答の場合を除く
  • 添付ファイルがある場合を除く
  • サイズが特定の範囲である場合を除く
  • 特定の期間に受信した場合を除く
  • フォームが(フォーム名)の場合を除く
  • ドキュメント/フォームが特定のプロパティの場合を除く
  • 差出人が指定されたアドレス帳に登録されている場合を除く
  • 会議出席依頼または会議の更新である場合を除く
  • タイトルに 特定の文字列 が含まれる RSSフィードからのアイテムである場合を除く
  • RSSフィードからのアイテムである場合を除く
  • フォームの種類が 特定の種類 である場合を除く

CCに自分の名前があり、特定の差出人以外のメールを処理する

ここでは、POPメール送信時に便宜上自分のアドレスをCCに追加していることを前提にして、かつ、特定の差出人以外のメールを[送信済みアイテム]に移動する方法について説明します。

  1. [自動仕分けウィザード]の条件の指定において、[[CC]に自分の名前がある場合]にチェックを入れて、[次へ]ボタンをクリックします。
  2. メッセージに対する処理の選択画面で[指定 フォルダーに移動する]にチェックを入れ、[送信済みアイテム]フォルダーを指定して[次へ]ボタンをクリックします。
  3. 例外条件の選択画面で、[[差出人]が名前/パブリックグループ の場合を除く]にチェックを入れて、名前/パブリックグループ のリンクをクリックします。
  4. 電子メールアドレスを指定して[OK]ボタンをクリックします。
  5. 例外条件が選択されました。

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