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Microsoft Office全般(Excel/Word/PowerPoint/Access/Outlook/OneNote)の使用方法を解説。

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効率よくデータを入力するには

住所録の作成 Part 1
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新しくパソコンを買うと、たいていWordとExcelはインストールされているけど、残念ながら、Accessは入ってません(ーー;)
しかし! Excelのデータベース機能を使えば、ちゃんとAccessの代わりになるんです。Excelだって、応用が利くソフトなんですよ(^^)

入力後にセルの移動する方向を右に変更するには?

まず、Accessのデータベースの代わりとして使用する場合は、まず初期設定が必要です。
はじめ、Excelを入力した後のセルの移動する方向は下になっていますよね?
右に移動したい場合は、Tabキーで解決しますけど・・・結構面倒だったりします。

まず、メニューバーから【ツール】→【オプション】を選択してください。
そして、下の図のように、「編集」タグをクリックしてください。
オプション
そして、上から4番目、「入力後にセルを移動する(M)」のところの「方向(I)」に設定する場所があります。
既定値は「下」となっています。
その隣の▼をマウスでクリックして、「」を選択して、OKボタンを押してください。

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見出しの部分を固定したい場合は?

リストが多くなってくると、見出し部分が上に隠れてしまいますよね?
Excelでは、「ウィンドウ枠の固定」をすることで、見出し部分を固定し、大量のリストを作成しやすくなります。

行番号1に、見出しを入力することを前提とします。

まず、A2のセルにカーソルを移動させてください。
メニューバーから、【ウインドウ(W)】→【ウインドウ枠の固定(F)】を選択すればOKです。

試しに、スクロールバーで下に動かしてみてください。すると、行番号1だけが固定されているのがわかりますね?

★他には・・・★
B列までと行番号1を固定したい場合はどうしたらいいのでしょうか?
この場合は、対角線の内側のセルを選択してウインドウ枠の固定をすればOKです。
つまり、設定する前にカーソル移動するセルの位置は、C2となります。

 ABCDEF
1ID名前フリガナ郵便番号住所電話番号
21 山田 太郎ヤマダ タロウ123-4567   
3      
4      
5      
6      

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簡単に効率よく入力できるようにするには?

項目によって、漢字を使用したり、カタカナだけのデータだったり、電話番号のように半角英数のみ…と、さまざまですが、そのたびに日本語入力システムを切り替えたり、ファンクションキーを使うのは効率が悪いですよね。誰でも簡単に、スムーズにデータ入力したいものです。そのためには、「データの入力規則」を利用することで解決します。

名前のフィールドを設定する場合・・・全角ひらがな

上の表のように、B列に名前が入力されるようになっていますが、自動的に全角ひらがなに切り替えてくれるようにするために、まず、一番上のデータ(表でいうとB2)を選択して、ShiftキーとCtrlキーを押しながらカーソルキーの↓を押してください。すると、B65536まで選択できましたね(60000件以上も管理する人はいないと思うけど(ーー;)。

次に、メニューバーから、【データ(D)】→【入力規則(L)】を選択してください。

そして、一番右端の「日本語入力」タグをクリックします。
※下の図はドロップダウンリストボックスの▼を押した状態の画面です(^_^;)
既定値は、「コントロールなし」となっていますね?

全角ひらがなにしたい場合は、上から5番目、「ひらがな」を選択して、OKボタンを押してくださいね。

フリガナのフィールドを設定する場合・・・半角カタカナ

ちなみに、フリガナを半角カタカナで入力したい場合は、「半角カタカナ」を選択してください。

電話番号のフィールドを設定する場合・・・オフ(英語モード)

電話番号の場合は、数字のみなので、「オフ(英語モード)」を選ぶとよいでしょう。すると10キーボードで簡単に入力できます。試してみてください。

入力規則を解除したい場合は下のボタン、「すべてクリア(C)」を押してくださいね。

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