はじめてAccess 2016を使う前に
Accessとは、顧客管理や住所録、在庫管理、社員名簿などなどのデータベースを管理するためのアプリケーションです。Office 365 SoloやOffice ProfessionalにAccessアプリが含まれています。
Accessって何？
Accessは、さまざまなデータベースを管理するためのリレーショナルデータベースソフトです。データベースには大量のデータを溜め込むことができます。溜め込んだデータの中から抽出したり、集計できたりできます。
何千件、何万件といったデータを取り扱う場合、ExcelよりAccessの方が優れていると思います。エクセルではもう無理と思ったら、Accessに移行するよい機会です。
ExcelとAccessの違い
Excelは一つ一つのセルの集まりでできています。セルはそれぞれ独立していますので、どんなデータでも入力すればちゃんと入ります。
しかし、Accessは1行が一つのレコードとして認識されます。
1件のレコードにはいくつかのフィールド（データ項目）で構成されていますが、それぞれのフィールドのデータ形式を決めることができますので、整合性のないデータは入力できません。
したがって、Accessはそれぞれのデータ形式を統一することができるというメリットがあるのです。
Accessというデータベース管理ソフトは、1件のレコードを入力が終了したときに保存されます。Excelはあくまでも「保存」というコマンドを与えない限り保存されませんよね？
これがAccessとExcelの大きな違いかもです。
Accessというソフトはとても奥が深いです。極めれば独自のシステムを構築でき、上級者まで納得して使っていただけるソフトです。
しかし、初心者の方でも画面に答えていくだけで簡単に本格的なデータベースを作ることができる「ウィザード機能」も備わっていますので安心です。
Accessのメリット
顧客管理から請求書データ入力、そして請求書と納品書の印刷までを行う場合を想定しましよう。ExcelだけではVBAなど本格的なシステムを構築しない限り、とても実現しそうにありません。なぜなら、Excelのサポートされている機能では差し込み印刷ができないからです。
確かに、Excelでもデータベースを作ることは可能です。しかし、複数人で同時にデータ入力したいと言う場合、なかなか難しいものがあります。
しかし、Accessを使えば、データの蓄積から管理、印刷まですべて一元化できます。もちろん、複数人で同時にデータ入力もOKです。
Accessを入手するには
Office付きのパソコンを買ったとしても、せいぜいPowerPointまでついているだけで、Accessは入っていません。単体を買う方法もありますが…。
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