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索引項目を自動登録するには

索引の挿入
公開日時:2016/03/31 19:16:23
最終更新日時:2019/08/22 23:55:19
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索引としてピックアップする項目があらかじめ決まっている場合、「自動索引登録」機能を利用するとよいでしょう。あらかじめ索引に含まれる単語の一覧を作成し、そのファイルを取り込みます。ただし、Word 2016で単語の一覧を作成する際は、あらかじめオートコレクトの機能を無効にする必要があります。

0. Wordのオートコレクトの設定を変更する

索引登録において、日本語の項目を作る場合に半角のダブルクオーテーションで括る必要があります。ただし、Wordの既定の設定では、オートコレクト機能によってダブルクオーテーションが二重引用符に置き換わってしまうため、それらの項目が索引にリストされなくなります。この問題を未然に防ぐために、あらかじめオートコレクトの機能を無効にしてください。

オートコレクトにより二重引用符に置き換わった例
  1. [ファイル]タブを開き、[オプション]をクリックします。
  2. [Wordのオプション]ダイアログボックスの[文章校正]を開き、[オートコレクトのオプション]ボタンをクリックします。
  3. [オートコレクトのオプション]ダイアログボックスの[入力オートフォーマット]タブを開きます。
  4. [入力中に自動で変更する項目]の一覧から[左右の区別がない引用符を、区別がある引用符に変更する]のチェックをはずして、[OK]ボタンをクリックします。

1. 索引登録ファイルの作成

  1. 新規文書を作成します。
  2. [挿入]タブの[表]をクリックします。
  3. 2列の表を挿入します。
    2 x 2 の表が挿入された
  4. 1列目には、対象とする文書に含まれている語句を正確に入力(大文字、小文字、全角、半角が区別される)して、[Tab]キーを押します。確実に索引登録されるためには、対象となるファイルを開き、その語句を1列目に貼り付けるとよいでしょう。
  5. 2列目には、1列目に入力した語句に対応する索引項目を入力します。メインとサブに分かれている場合は、それぞれ「:」で区切ります。ただし、日本語の項目の場合は読みを認識させる必要があるため、読みを指定するための「\y」スイッチを利用して以下のように記述します。
    プレゼンテーション"プレゼンテーション" \y "ぷれぜんてーしょん"
    目次の更新"目次:~の更新" \y "もくじ:~のこうしん"
  6. 索引として登録する項目ごとに、手順3~4を繰り返します。
    索引登録ファイル作成例
  7. 索引登録ファイルを保存します。

2. 索引を自動登録する

索引登録ファイルを作成したら、対象となる文書にそのファイルを使って索引を自動登録します。

  1. [参考資料]タブを開き、[索引]グループの[索引の挿入]をクリックします。
  2. [索引]ダイアログボックスの[自動索引登録]ボタンをクリックします。
  3. [索引登録ファイルを開く]ダイアログボックスで、そのファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。
  4. 索引が登録されました。

自動索引登録前の注意

すでに表紙や目次にも語句がリストに含まれている場合、自動索引登録を実行するとそれらもすべて登録されます。表紙の場合はXEフィールドを削除する必要がありますが、目次の場合、あとで目次部分を選択して[F9]キーを押して目次すべて更新します。表紙や目次は、索引作成後に作ると効率的です。

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