索引項目を自動登録するには
索引の作成
索引としてピックアップする項目があらかじめ決まっている場合、「自動索引登録」機能を利用するとよいでしょう。あらかじめ索引に含まれる単語の一覧をWordで作成し、そのファイルを取り込みます。
1. 索引登録ファイルの作成
まず、索引登録をすばやく行うための索引登録ファイルは、以下の手順で作成します。
- 新規文書を作成します。
- ［挿入］タブの［表］をクリックします。
- 2列の表を挿入します。 2 x 2 の表を指定する
2 x 2 の表が挿入された - 1列目には、対象とする文書に含まれている語句を正確に入力（大文字、小文字、全角、半角が区別される）して、［Tab］キーを押します。確実に索引登録されるためには、対象となるファイルを開き、その語句を1列目に貼り付けるとよいでしょう。
- 2列目には、1列目に入力した語句に対応する索引項目を入力します。メインとサブに分かれている場合は、それぞれ「:」で区切ります。ただし、日本語の項目の場合は読みを認識させる必要があるため、読みを指定するための「\y」スイッチを利用して以下のように記述します。
囲い文字 "囲い文字" \y "かこいもじ" 目次の更新 "目次:～の更新" \y "もくじ:～のこうしん" - 索引として登録する項目ごとに、手順3～4を繰り返します。 索引登録ファイル作成例
- 索引登録ファイルを保存します。
Wordのオートコレクトに注意
索引登録において、日本語の項目を作る場合に半角のダブルクオーテーションで括る必要があります。ただし、Wordの既定の設定では、オートコレクト機能によってダブルクオーテーションが二重引用符に置き換わってしまうため、それらの項目が索引にリストされなくなります。この問題を未然に防ぐために、あらかじめオートコレクトの機能を無効にしてください。
オートコレクトにより二重引用符に置き換わった例
（オフィスボタン）をクリックし［Wordのオプション］をクリックします。
- ［Wordのオプション］ダイアログボックスの［文章校正］を開き、［オートコレクトのオプション］ボタンをクリックします。
- ［オートコレクトのオプション］ダイアログボックスの［入力オートフォーマット］タブを開きます。
- ［入力中に自動で変更する項目］の一覧から［’ ’ を ‘ ’ に変更する］のチェックをはずして、［OK］ボタンをクリックします。
2. 索引を自動登録する
索引登録ファイルを作成したら、対象となる文書にそのファイルを使って索引を自動登録します。
- サンプルファイル「sample.doc」を開きます。
- ［参考資料］タブを開き、［索引］グループの［索引の挿入］をクリックします。
- ［索引］ダイアログボックスの［自動索引登録］ボタンをクリックします。
- ［索引登録ファイルを開く］ダイアログボックスで、そのファイルを選択して［開く］ボタンをクリックします。
自動索引登録前の注意
すでに表紙や目次にも語句がリストに含まれている場合、自動索引登録を実行するとそれらもすべて登録されます。表紙の場合はXEフィールドを削除する必要がありますが、目次の場合、あとで目次部分を選択して［F9］キーを押下します。表紙や目次は、索引作成後に作ると効率的です。
目次内に索引登録された場合、目次エリア内をクリックして［F9］キー押下
INDEX
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