www.wanichan.com

Microsoft Office全般(Excel/Word/PowerPoint/Access/Outlook/OneNote)の使用方法を解説。

Excelで住所録を作成するには

差し込み印刷を行う
最終更新日時:2023/04/03 17:12:58
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

Excelで宛先リストを作成するには、1行目に見出しを分かりやすく、2行目以降のデータセルの書式設定にて「文字列」にして、セルの結合を使わないようにする必要があります。また、空白セルは控えたほうが体裁が整いやすくなります。

アドレス帳の作成のポイント

Excel のアドレス帳は、差し込み印刷で必要な表形式になっている必要があります。1行目が見出し、2行目以下の1行ずつがそれぞれのレコードにします。複数のセルを結合せず、ひとつのセルに一つのデータを入れるようにしてください。

各列のデータの種類を明示する列見出しを使用する

また、1行目にはかならず見出しにします。「列1」「列2」…ではなく、「氏名」「フリガナ」「郵便番号」「住所1」「住所2」「会社名」「部署」「役職」「敬称」といった分かりやすいものにします。この1行目の文字列がフィールド名になります。

列見出しがないものはダメ
「列1」「列2」…でもダメ

セルの書式設定にて「文字列」にする

住所の番地を入力すると日付として認識されたり、ハイフンなしの郵便番号で最初の数字が0の場合にうまくその0が省略されるのを防ぐために、あらかじめその恐れとなる部分を「文字列」に設定する必要があります。

番地や郵便番号は計算することがないため、文字列に設定しても問題ありません。

Excelの場合、住所録シート全体を選択し、[ホーム]タブの[数値]グループの[数値の書式]ボックス一覧から「文字列」を選択してもいいでしょう。

差し込み印刷に含める要素ごとに個別の列を使用する

姓と名を別々の列に格納している場合、差し込み印刷を使用して、各宛先を姓で指定する定型レターを作成することもできます。"殿" や "様" などの敬称用に別の列を追加することもできます。

空白のセルを作らない

データセルに空白がないようにしてください。Word で差し込み印刷用のラベルを設定する際に空白の行や列があると、作成されるラベルの一覧が不完全になる可能性があります。どうしても空白が生じる場合は、全角スペースを入れてバランスを整えるといった対処が必要になります。

アドレス帳の名前を定義する

差し込み印刷中にアドレス帳を指定および選択できるように、次の操作を行ってアドレス帳の名前を定義します。

  1. ワークシートで、列見出しを含むセルを含む、アドレス帳全体を選択します。
  2. 名前ボックスに名前を入力します。

スポンサーリンク
INDEX
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

コメント

※技術的な質問はMicrosoftコミュニティで聞いてください!

▲このページのトップへ