仕分けルールの概要とポイント

はじめに

仕事のメールが毎日来るけど、スパムメールも大量に来て困ったりしますよね。そんなとき、大切なメールは受信時にそれぞれ専用フォルダに自動的に仕分けられると、見落としを防ぎ、後から参照しやすくなるのでとても便利です。Outlookの仕分けルール機能は、ただ特定のメールを整理するだけではなく、受信したことを通知することもできます。

Outlook 2016 for Macでも選択した差出人のメッセージや、選択した宛先のメッセージを仕分けることは簡単に行えますが、選択したスレッドのメッセージを仕分けることはできません。それに、まだまだ迷惑メール対策機能が充実していません。その機能を補うためにも、仕分けルールを作成して迷惑メールを削除したり迷惑メールフォルダーに移動するとよいでしょう。

仕分けルールに複数の要素、たとえば、複数の差出人に対して仕分けルールを作成する場合は、新しい仕分けルールを作成して、一つずつ指定していくか、既存の仕分けルールに条件を後で追加する必要があります。Outlook 2016 for Macでは自動仕分けウィザードではなく、仕分けルールウィンドウにすべて指定していきます。

Outlook 2016 for Macでサポートされている仕分けルールの条件とアクション

Outlook.comアカウントとIMAPやPOP等のメールアカウントでは、サポートされている仕分けルールの条件とアクションが異なります。

Outlook.comアカウント

IMAPやPOP等のメールアカウント

仕分けルール作成の3つのポイント

仕分けルールをより有効に設定するためにポイントが3つあります。実際に仕分けルールを作成する前に、これらの3つのポイントをおさえてください。

ルールの順序を適切に

仕分けルールは送受信時に最初に実行されます。複数の仕分けルールを作成すると、後で設定したルールほど処理される順序が先になります。もし、その順序を適切に調整しないと、設定された複数のルールに該当したメールが受信される時などにおいて、意図しない処理がされるなどのエラーが発生する場合があるので注意してください。

設定内容にミスがないように注意

入力間違いなどのケアレスミスにより適切に処理されない…といったことにならないように、設定内容にミスがないか十分に注意してください。

メッセージ本文ではなく、ヘッダーの内容を対象に条件を設定する

メッセージ本文内の特定の単語を探して仕分けするといったルールの場合、そのメッセージのボリュームが大きいほど処理に時間がかかってしまいます。なるべく、メッセージ本文内を検索しなければいけないルールは使わないようにしてください。ちなみに、メールのヘッダーを確認するには、対象となるメールを右クリックしてショートカットメニューより［ソースの表示］を選択してください。

メッセージを対象とするのではなく、受信者や送信者のアドレスを対象とするように条件を設定してください。メッセージ本文よりも、メッセージヘッダー部分を検索対象にしたほうがより高速に処理できます。

※執筆環境：Microsoft Outlook for Mac バージョン 15.29

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