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はがきの宛名印刷の住所録ファイルを変更するには

はがきの宛名印刷
公開日時:2015/12/23 17:18:16
最終更新日時:2020/02/08 23:54:24
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はがき宛名印刷ウィザード内で対応していない形式のファイルや、あとでほかの住所録ファイルを差し込みたい場合、データファイルの変更を行うとよいでしょう。ここではExcel形式の住所録に後で差し替える方法について説明します。

はじめに

住所録をExcelで管理したいという人は多いと思います。Wordではがきの宛名印刷をスムーズに行えるようにするために、1行目のフィールド名を「はがきの宛名印刷ウィザード」で自動的に割り当てられるフィールド名と一致させておくとよいでしょう。

「はがきの宛名印刷ウィザード」で自動挿入されるフィールド名は以下の通りです。

  • 郵便番号
  • 住所_1
  • 住所_2
  • 会社
  • 部署
  • 役職
  • 氏名
  • 連名

ちなみにサンプルファイルでは、以下の3つのフィールドの名前で構成されています。「住所」フィールド一つだけといった具合に多少フィールド名が異なりますが、自動的にできる限りフィールドを一致させようとします。ただし、氏名は姓と名を分けず、「氏名」にするといいでしょう。

  • 氏名
  • 郵便番号
  • 住所

住所録ファイルを変更する

  1. [差し込み文書]タブを開きます。
  2. [差し込み印刷の開始]グループの[宛先の選択]をクリックします。
  3. 一覧から[既存のリストを使用]をクリックします。
  4. [データ ファイルの選択]ダイアログボックスで、住所録ファイルを選択して[開く]ボタンをクリックします。
  5. [テーブルの選択]ダイアログボックスで住所録が入ったシートを選択して[OK]ボタンをクリックします。
  6. 住所録ファイルが差し替えられた時点で結果のプレビューがオフになるので、[結果のプレビュー]をクリックします。
  7. 差し替えた住所録ファイルの最初のデータが表示されました。

 

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