はがきの宛名印刷の住所録ファイルを変更するには

• サンプルファイル (address.xls - 14.4 KB)

はじめに

住所録をExcelで管理したいという人は多いと思います。Wordではがきの宛名印刷をスムーズに行えるようにするために、1行目のフィールド名を「はがきの宛名印刷ウィザード」で自動的に割り当てられるフィールド名と一致させておくとよいでしょう。

「はがきの宛名印刷ウィザード」で自動挿入されるフィールド名は以下の通りです。

• 郵便番号
• 住所_1
• 住所_2
• 会社
• 部署
• 役職
• 氏名
• 連名

ちなみにサンプルファイルでは、以下の3つのフィールドの名前で構成されています。「住所」フィールド一つだけといった具合に多少フィールド名が異なりますが、自動的にできる限りフィールドを一致させようとします。ただし、氏名は姓と名を分けず、「氏名」にするといいでしょう。

• 氏名
• 郵便番号
• 住所

住所録ファイルを変更する

1. ［差し込み文書］タブを開きます。
2. ［差し込み印刷の開始］グループの［宛先の選択］をクリックします。
   
3. 一覧から［既存のリストを使用］をクリックします。
   
4. ［データ ファイルの選択］ダイアログボックスで、住所録ファイルを選択して［開く］ボタンをクリックします。
   
5. ［テーブルの選択］ダイアログボックスで住所録が入ったシートを選択して［OK］ボタンをクリックします。
   
6. 住所録ファイルが差し替えられた時点で結果のプレビューがオフになるので、［結果のプレビュー］をクリックします。
   
7. 差し替えた住所録ファイルの最初のデータが表示されました。
   

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